Bienvenue au Congrès de la FIA de 2021 ! En raison des circonstances exceptionnelles que nous connaissons tous en ce moment, cette réunion se déroulera en mode virtuel, les délégué·e·s y participant à distance. La réunion aura lieu via Zoom (www.zoom.us), la seule plateforme en ligne permettant l'interprétation simultanée lors de réunions de cette taille. Nous conseillons aux délégué·e·s de se connecter dix à cinq minutes avant le début de chaque session pour nous permettre de commencer nos travaux en temps voulu.
Veuillez prévoir un certain temps pour vous familiariser avec cette plate-forme avant notre réunion, de préférence en souscrivant un abonnement de base gratuit et en vous exerçant. Une semaine environs avant la réunion, le Secrétariat de la FIA enverra à chaque délégué·e inscrit·e un lien pour rejoindre le Congrès virtuel de la FIA. Il est conseillé aux délégué·e·s de vérifier leur répertoire spam avant de contacter le Secrétariat, s'ils ne trouvent pas cet e-mail dans leur boîte de réception.
N'oubliez pas que toutes les sessions et autres évènements se tiendront à l'heure d’été d'Europe centrale (CEST ou UTC+2). Veuillez noter que toutes les sessions du Congrès commenceront aux heures indiquées dans le programme. Les délégués sont priés de commencer à s'inscrire une demi-heure avant le début de chaque session.
L'interprétation simultanée sera assurée en anglais, en français, en espagnol et en russe. Comme le son original est le réglage par défaut, les délégué·e·s doivent sélectionner la langue qu'ils ou elles connaissent le mieux au bas de l'écran dès le début de chaque session. L'interprétation sera ainsi audible dès que des délégué·e·s s'exprimeront dans d'autres langues. Ils ou elles devront de préférence prendre la parole dans la langue qu'ils ou elles ont choisie. Lorsqu'ils ou elles écoutent l'interprétation, les délégué·e·s pourront entendre l'intervention en langue originale à un volume plus faible en arrière-plan. Ils ou elles pourront toutefois désactiver cette possibilité via le menu des langues.
Pour accéder aux fonctionnalités linguistiques, les délégué·e·s doivent disposer de la version la plus récente de Zoom sur leur ordinateur. Ceux et celles ayant déjà téléchargé Zoom au préalable sont invité·e·s à vérifier que cette version est bien à jour.
Nous enjoignons tous les délégué·e·s de s'assurer d'avoir la meilleure connexion internet possible pour maximiser l'interactivité et minimiser les perturbations audio/visuelles. Nous vous recommandons également de choisir un endroit calme, sans bruit de fond, pour participer à la réunion.
L'interprétation en ligne étant techniquement plus difficile que l'interprétation conventionnelle, étant donné qu'elle dépend de nombreux facteurs indépendants de la volonté du prestataire de l'interprétation à distance, les délégué·e·s doivent s'exprimer clairement et éviter de lire leurs documents. Ils ou elles doivent veiller à ce que leur micro soit actif lorsqu'ils ou elles parlent et le mettre en sourdine lorsqu'ils ou elles écoutent les autres.
Pour améliorer la qualité audio, en évitant l'écho et le feedback, nous recommandons d'utiliser des casques ou un microphone USB externe pour que les voix restent directionnelles. Si de tels dispositifs ne sont pas disponibles, les délégué·e·s utilisant le micro et les haut-parleurs intégrés de leur ordinateur peuvent éliminer ou minimiser l'écho en ne réglant pas le volume sur maximum et se positionnant près du micro et de la webcam de leur ordinateur. Avant de se joindre à la réunion, tous les délégué·e·s doivent prendre le temps de tester leur microphone et leurs haut-parleurs afin de s'assurer qu'ils ou elles peuvent entendre et être entendu·e·s clairement.
Les délégué·e·s sont encouragé·e·s à demander la parole en « levant la main ». Cette fonction se trouve dans le menu « Réactions » en bas de l’écran. Le recours à la boîte de discussion est recommandé pour formuler des commentaires pendant que d'autres délégué·e·s prennent la parole.
Les sessions du Congrès de la FIA seront enregistrées, principalement pour faciliter la rédaction du procès-verbal, mais également pour vérifier la présence du quorum statutaire, en cas de doute à ce sujet. Pour cette même raison, les délégué·e·s sont prié·e·s de s'inscrire sur la boîte de discussion au début de la réunion, en indiquant leur nom et leur organisation.
Pour des raisons de sécurité, les délégué·e·s devront « attendre » dans la salle d'attente de Zoom et seront « amené·e·s » aux sessions par le Secrétariat de la FIA. Leur dispositif audio sera coupé par défaut, ainsi que leur capacité à partager l'écran. Si nos délibérations devaient être perturbées par un·e participant·e indésirable, malgré ces paramètres de sécurité, tous les efforts seront déployés pour l'écarter immédiatement de la réunion.
Tout vote éventuel, ainsi que l’élection du Comité exécutif de la FIA, auront lieu sur la plateforme de vote en ligne de la FIA, hébergée par AssociationVoting.com. L’accès aux bulletins de vote sera possible à partir de n'importe quel appareil connecté.
Le vote et/ou les élections auront lieu le 7 mai 2021. Le vote sera anonyme et le résultat sera connu immédiatement.
Les délégué·e·s disposant d'un droit de vote devront saisir leurs identifiants de connexion personnels sur vote.associationvoting.com/fia pour accéder à leur bulletin de vote. Ces identifiants, ainsi qu'un court tutoriel en PDF, seront envoyés à l'adresse électronique qu'ils ont fournie lors de leur inscription au Congrès, avant notre séance d'ouverture du 4 mai 2021. Une démonstration en direct suivie d'une séance de questions-réponses sera organisée avant le vote ou les élections, afin de s'assurer que chaque délégué ayant le droit de vote soit parfaitement informé.
Toutes les décisions, à l'exception des modifications des Statuts, seront prises à la majorité simple des voix exprimées. L'égalité des voix sera considérée comme une décision négative (art. 18 des Statuts de la FIA).
Les Statuts de la FIA ne pourront être modifiés qu'à la majorité des deux tiers des voix exprimées au Congrès (art. 35 des Statuts de la FIA).